GTD 入门笔记

2018/4/30 posted in  坏笔记不如好记性

虽然时间线拉的比较长,《Getting things done》 总算是看完了。

看完 GTD 之后对 GTD 理论有了更进一步的理解,通过通读,更加清晰了 GTD 四步法:收集清理组织回顾,也明确的四步法与执行的关系,并顺便根据自己的理解将 GTD 这一套理论简化为 4 个原则,以方便执行和安利。

四步法与执行

曾经在知乎看到有人反对在不了解时间管理的情况下直接实践 GTD,而更是推荐番茄工作法之类简单的理论。在看完 GTD 这本书之后对这个观点有些认可,GTD 的执行需要形成一大堆习惯,而作者更是在书中坦言,将 GTD 完全接受并融入自己生活中,可能需要大约两年的摸索。 因此,在正式实践 GTD 之前请确定自己有改变生活的决心与坚持的勇气。

收集

GTD 的启动是从收集开始的,一切事情皆在被收集的清单内(没看错,是一切事物)。书中认为第一次收集一般花费 3-6 个小时,需要将一切事物,桌子上的、抽屉里的、角落里的,所有的东西都放在收集篮,而是只是单纯的放进收集篮子,并不做任何处理,处理这个工作放在后面。

而收集这个动作自 GTD 实践开始,就不会停止,而且实时进行,任何的灵光一闪,任何的想到的事情,都需要收集起来。

我恰好是在工作最混乱的时候启用 GTD 的(17 年 9 月左右),当时并没有完全理解 GTD,而是比着葫芦画瓢,将所有想做的事情扔到收件箱里,并每次做事情的时候从收件箱找找能做的事情。

这是一种非常糟糕的实践,但是却有用,因为我知道我所有要做的事情,开会确定的效果,吃饭时想到的新实现,洗澡时想到的潜在 bug,全在收件箱里,我不怕遗漏,我信任这个系统,因此不会像无头苍蝇不知出路与莫名烦躁。

收集的意义就在于把所有突然想到的事情记录下来,让这件事情在变成事故前完成,这样就可以大量减少救火的情况,而且一个良好的收集系统会让人产生安全感,我可以依赖这个系统,不怕自己遗忘,就像一个外脑。

清理

在收集的时候避免任何进一步思考和执行,而是把思考的阶段放在清理阶段。

清理阶段非常简单,就是把收集阶段的东西进行清理与梳理,当处理一件事情时,可以采取以下的选择:

  1. 该事情没啥意义:扔到垃圾箱
  2. 该事情两分钟内就能做完:立马去做
  3. 该事情两分钟内做不完:推迟、委托他人

要明白为什么这样选择首先要明白两点:

  1. 清理是什么
  2. 两分钟原则

清理是什么?收件箱其实就是一个未处理清单,一堆从没有思考过是什么,怎么做,目标是什么的三无任务清单,清理就是将这堆任务想清楚,要不要做,要做成什么样子,要怎么做,并把收件箱清空。

因此,对于没有意义的事情,应该立即丢弃,而把有用的保留下来。不能让 GTD 系统中存在任何垃圾,毕竟垃圾越多意味着越低效。

两分钟原则是清理阶段的执行方式,如果一件事两分钟就可以解决,那就不要让这件事流入后面的处理阶段,因为一件事在 GTD 中经过的阶段越长,这件事的执行效率越低,一般一件事从收集后,经过清理,组织,回顾需要 3 分钟,而这件事本身不过两分钟就可以完成,那么把这件事在清理阶段就完成的,不要再拖延了。

我曾经疑惑为什么超过两分钟的事情就要 delay 呢?因为 清理 本身就是一件事情,如果在清理的时候就执行非常耗时的任务,就会中断清理,从而进入了不同从收件箱拿任务执行的恶性循环,从而让收件箱里的垃圾越来越多,最后放弃 GTD。因此我们要确保清理这件事情本身能成功完成,而耗时任务以后再说,哪怕是等清理完之后再说。

清理是对事情初步思考的环节,将收件箱里的垃圾丢掉,简单的事情完成,复杂的事情简单思考,那么剩下的事情,就是那些需要好好思考的任务了,而这些任务可以流入下一个环节。

组织

无论是小到写篇关于 GTD 的博客,还是大到计划买一套房,无论是今天下午就要着手做的事情,还是未来两年内完成的事情,只要这件事又完成的意义,就会流入组织环节。

虽然书中使用了 “组织” 一词,不过我认为 “梳理” 更适合。因为组织是在做两件事情:

  1. 梳理清单,分门别类
  2. 梳理任务,想清楚怎么执行

如果这件事近期不需要执行,而且你也不知道什么时候会执行,比如要看到书单,要学一门外语,那么可以把这件事放到 “也许、将来” 清单。如果这些事情需要在家完成,那么可以将这件事归到 “在家” 清单。将事情分门别类,可以方便下一步的执行,比如在家的时候,可以看一下 “在家” 这个清单,而书荒的时候,可以去翻翻看 “也许、将来” 里的书单。

清单的分类一般按照地点或客观条件,比如 “公司”、“在家”、“杂货店”、“需要电脑”,也可能会依赖某个人:“老板”,“女朋友”。这些都可以成为清单的梳理规则,考虑到清单是执行和回顾的依据,可以怎么有利于执行和回顾怎么分类。

除了梳理清单,还有把 “任务” 变为 “项目”,任务指的是我们在收件箱收集的事项,比如:“在卧室中安装空气净化器”。而这种任务完全没有可执行力,因此我们需要 “梳理任务”,想清楚下一步怎么做,比如:“调研有哪些空气净化器性价比高”。

回顾

如果一件事被收集到了 GTD 系统,而这个体系并没有经常更新,从而出现了遗忘的事项,那么你就不会再信任这个系统,从而又一次放弃 GTD。

因此,当一件件事被收集清理组织之后,会产生一个又一个的清单,如果清单没有被更新,这就和我们把要做的随手一记一样,并没有实质改观。因此我们需要定期回顾清单,比如曾经记下:“学习日语”,那么在回顾的时候你会又想起这件事情,说不定这次你就会考虑下怎么去做。

而有的项目因为没有更新,可能已经没有了执行的必要,或者有新的步骤需要添加,这时候在回顾环节可以更新这些项目。

回顾是更新整个系统的重要一环,也是防止整个系统不会落后于现实的保险。而作者建议在最后一个工作日拿出下班前的一到两个小时来回顾,以防止遗忘当周没有完成的事项。

执行

这里的执行分两种,一个是 GTD 整个流程的执行和 GTD 中托管的任务的执行。

GTD 四步走包括:收集,清理,组织,回顾。其中收集是无时无刻执行的,只要想起来就可以向收件箱中添加一项,因为有手机等移动设备,其实只要养成习惯,基本就没有耗时的感觉。而回顾是定期执行的,比如周五下班前,那么我们只需要设定一个闹钟或者提醒事项,提前预留出时间,或者稍微加一下班,也能让这个环节执行完。而 GTD 比较麻烦就是清理和组织。

清理和组织环节是比较消耗时间和脑力的,我们要把事情想清楚并归类,甚至还要想清楚下一步怎么执行,作者说他一般是在出差路上完成的,对于长期出差的商务人士,当然是个不错的选择。而对于打工仔,我一般是在饭间完成的,我更建议能经常拿出时间来清理和组织,尤其是组织,因为组织环节会梳理好下一步清单,而再次审视要执行的下一步清单,往往会产生改进,并获得更优的下一步行动列表。不过要注意的是,这两个环节需要脑力,在不清醒的时候并不适合这样的行动。

在执行任务上,人和计算机最大的不同点是人非常不擅长进程(正在执行的事情)切换,如果有新的事情插进来,往往会花很多事情来回忆(已经完成了啥)和思考(现在要做啥),就和每个进程都有一个上下文一样,任何任务也同样需要整个上下文,而 GTD 的下一步列表其实就是充当上下文的记录的作用。

因此,对于事情的事情就是在下一步清单中找到可以做的事情,并完成它,在执行的时候不应该产生 “我该怎么做”,“我已经做了啥” 这样的疑问,如果有的话可能还需要反省 GTD 的实践。

任务的时间点

在 GTD 中好像没有提到 “每日任务” 这样带有时间点的任务,因为在 GTD 中不建议,或者说反对设定每日任务,因为生活充满变数,人们经常完不成每日任务,而在多次把 “今日完成” 移动到 “明日完成” 之后,人们就会对这个日常管理系统失望并不再信任。

GTD 中认为一件事情分为两种:

  1. ASAP(As Soon As Possible,越快越好)的任务
  2. 有时间点的任务

第一类任务比如:“写一篇博客”,第二类比如:“明天 9 点预约了牙医”。

而 GTD 的下一步清单维护的其实只是第一种,而第二种才应该放在日程表中,这样就可以在指定日期提醒自己这件事在今天必须要做。而且日程表中的任务是比下一步清单中的任务要高的。

GTD 原则

GTD 是一套复杂的实践,我在尝试把它简化(方便执行和安利给别人),总结为:收集习惯下一步清单关注结果定期回顾四个原则。

收集习惯

收集事无巨细,应该养成一种习惯,任何灵光一闪,或者将要提醒自己的事情,都要被收集。

下一步清单

收集的事情要被清理和整理,我们要明确每件事的下一步是什么,并总结出下一步清单,而剩下的就是无脑执行下一步清单里的内容。

关注结果

所有的事情都是可量化的,我们要想清楚这件事我们的目标是什么,想要达成的结果是什么,只有下一步可量化,我们才有执行和推进事情的依据。

定期回顾

定期回顾是保证 GTD 系统是最新有效的保险,定期的回顾非常重要,更新过去的想法,添加新的想法。

总结

作者在最后提到,很多人认为如此繁琐的步骤是浪费时间,只是让行动的效率变得更低下。那是因为还没完全依赖这个系统,毕竟如果考虑到全盘依赖大脑时,每次切换事情都要思考:“我之前做了啥”,“我现在应该做啥”,“我要做到什么程度” 所消耗的时间其实是更多的。

GTD 的一些思想在软件行业好像已经有了广泛应用,这一套收集、清理、组织、回顾,如果我们把 “task” 这个词换为 “user story”,把清单换成泳道是不是仿佛很熟悉。

无论是个人,还是团队,时间管理其实并不能获得更多时间,相反会消耗时间在管理本身上,但这道流程的存在,能防止事情失控,一切尽在掌控之中。


附图一张,在星巴克写了一下午,写完才发现被冷风吹的手脚冰凉。